Ser más productivo en el trabajo: Teorías, problemas y soluciones

¿Alguna vez ha considerado si es productivo o si pierde tiempo en el trabajo? De acuerdo con una definición académica, la productividad sería la relación entre la actividad productiva total y los recursos invertidos para lograr un resultado en un periodo concreto y con una cierta calidad. Sin embargo, a lo largo de la historia, se han desarrollado numerosas teorías y estudios sobre lo que nos hace más o menos productivos. Mariola Fernández, responsable clínica del Hub de Psicología de Affor Health, recuerda algunas de estas teorías.

Una de las teorías más populares es la Ley de Parkinson, que sostiene que «una tarea tiende a alargarse hasta ocupar todo el tiempo que se le asignó». Esto significa que si tenemos que entregar un informe, un trabajo, un escrito o un balance de cuentas dentro de dos semanas, probablemente no finalizaremos la tarea hasta poco antes de esa fecha. También implica que si programamos una reunión de una hora de duración, probablemente la acabaremos cuando concluya esa hora, aunque hayamos resuelto la cuestión en menos de 10 minutos.

Otra teoría popular es el Principio de Pareto, que establece que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. La implicación sería que gastamos un 80% de nuestro tiempo en producir solo un 20% de nuestros resultados. Por lo tanto, como señala la experta de Affor Health, ese 20% del tiempo es lo que realmente importa, ya que corresponde a los resultados más relevantes. Por lo tanto, lo ideal sería dedicarlo a un uso lo más constructivo posible.

Sin embargo, para hacer esto, según aconseja la psicóloga, primero habría que analizar a qué se dedica el tiempo, cómo se puede administrar mejor y cómo se pueden evitar prácticas como la dispersión y la dilación. La dispersión se refiere a aquellos que inician muchos asuntos y no terminan ninguno, mientras que la dilación es la tendencia a aplazar lo que les resulta más desagradable o no desean hacer.

Es común que muchas personas no se den cuenta de su dificultad para gestionar bien el tiempo y concentrarse hasta que se sienten desbordados, sienten que no llegan a todo o sienten que deberían haberse concentrado más o haber hecho mejor las tareas. ¿Por qué sucede esto? La respuesta está en los llamados ladrones de tiempo, a los que se recurre cuando se quiere evitar hacer algo que no gusta, no apetece o incluso no se sabe hacer. Pero también puede ser culpa de los llamados cómplices, que son tareas que nos gustan o que producen una mayor satisfacción. Por lo tanto, tanto lo que nos gusta (a lo que dedicamos más tiempo del necesario) como lo que no (al que no dedicamos el tiempo suficiente porque damos rodeos para no abordarlo) son enemigos de la eficiencia y, por tanto, de la productividad.

Estos son algunos de los hábitos que pueden dificultar la productividad en el trabajo:

• No planificar o tener una planificación inadecuada, poco realista.
• Tener objetivos inespecíficos, ambiguos o poco concretos.
• Demasiada sociabilidad.
• Buscar cosas extraviadas.
• Permitir más distracciones e interrupciones de las necesarias.
• Falta de autodisciplina.
• Negligencia al priorizar tareas o cambiar prioridades con frecuencia.
• Excesivo consumo de tiempo en asuntos no prioritarios.
• Cálculos de tiempo poco realistas.
• Indecisión prolongada.
• Atender correspondencia (e-mail, mensajes…) sin valor.
• Olvidos (por demasiadas cosas confiadas a la memoria).
• Falta de asertividad y no estar dispuesto a decir «no».
• Dejar tareas inacabadas.
• Aplazar las tareas desagradables.
• Organización ineficiente del lugar de trabajo.
• Falta de motivación.
• Ser demasiado detallista o perfeccionista.
• Esperar respuestas.
• Demasiado tiempo al teléfono (llamadas, mensajes, redes sociales…).
• Confundir estar activo con ser eficaz.
• Tener una actitud reactiva en lugar de proactiva.

Para aquellos que tienden a la dispersión o a la procrastinación, o simplemente para aquellos que desean aprender a organizarse mejor y perder menos tiempo en el trabajo, la experta de Affor Health propone una guía con recomendaciones prácticas:

1. Analiza tu situación actual de forma realista: Identifica, de forma sincera, a qué dedicas cada minuto de tu jornada laboral y plantéate seriamente la posibilidad de cambiar algunos de tus hábitos.
2. Plantea tus objetivos y la relevancia que su consecución tiene para ti: Esto te permitirá distinguir entre lo que quieres y lo que te conviene en cada momento.
3. Elabora y desarrolla un plan de acción para ejecutar determinadas actividades según prioridades. Esto no significa dedicar menos horas a cada actividad, sino invertir en cada una lo necesario para realizarla bien. Una de las formas más útiles consiste en clasificar las tareas en A: Vital (alto valor, es fundamental realizarla), B: Importante (valor intermedio, debe hacerse), C: Opcional (valor bajo, puede no hacerse).
4. Esfuérzate para lograr cada objetivo: Cada persona es diferente, por lo que nuestra zona de eficacia dependerá del tiempo, ritmo y forma particular de funcionar de cada uno de nosotros. Cuanto mejor nos conozcamos, más podremos ajustar ese nivel de esfuerzo.

Finalmente, la experta de Affor Health explica que en el caso de que exista una propensión a la falta de productividad, dispersión o dificultad para gestionar bien el tiempo, lo ideal es seguir, aunque resulte difícil al principio, una estructura más o menos rígida, con controles (listas y asignación de tareas), objetivos férreos y autoanálisis. Esto ayudará a convertir determinadas prácticas en hábitos una vez que los hayamos interiorizado. Esto, a su vez, permitirá optimizar la forma de trabajar y, lo que es aún más interesante, tener más tiempo para dedicarlo a lo que más nos guste.